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Software für die Eventregie
Erfahrungsbericht SAM-Sendeablaufmanagement
SAM im Live-Mode. Quelle: SAM OnAir / bewegtbildwerft
Anforderungen
Die exakte Event-Ablaufplanung ist eine Kernaufgabe von Regie und Produktionsleitung. Meistens liegt zu Beginn der Planungen nicht mehr als eine grobe Reihenfolge des Programms vor. Das Eventteam benötigt aber sehr genaue Angaben über Programmzeiten mit detaillierten technischen Parametern wie beispielsweise Medienformate, Ausspielwege usw.
In der Vorbereitung entspinnt sich schnell ein Wirrwarr aus Tabellen, Skizzen und Präsentationen, die von mehreren Beteiligten aktualisiert und ausgetauscht werden. Leicht können dabei Fehler passieren. Eine browserbasierte Software kann hier Abhilfe schaffen.
Eine Lösung aus Deutschland ist das Sendeablaufmanagement-Tool SAM. Programmiert von der Friedrichshafener Firma Bewegtbildwerft, erfüllt SAM die Anforderungen der DSGVO – eine wichtige Voraussetzung für den Einsatz im Kundenauftrag. SAM hat seinen Ursprung in der TV-Liveproduktion. Bis zu einem gewissen Grad eignet es sich aber auch für Eventproduktionen. Ich habe das Tool getestet.
Das Prinzip
SAM ist browserbasiert und läuft auf allen gängigen Betriebssystemen. Auch mobile Endgeräte sind kompatibel, wobei die Darstellung für Desktop- und Tabletgeräte optimiert ist. Der Zugang erfolgt passwortgeschützt. Je nach Lizenzmodell können mehrere Nutzer mit unterschiedlichen Rechten die Abläufe einsehen und bearbeiten. Änderungen, die ein Producer vornimmt, werden sofort für alle berechtigten Nutzer sichtbar. Versionierungen sind überflüssig – außer zum Archivieren oder für Backups. Die Zeitspalte errechnet automatisch Uhrzeiten aus den einzelnen Programmpunkten und und gibt Zeitüber- oder Unterschreitungen an. Hier wird die Herkunft aus dem TV-Betrieb erkennbar, bei dem es auf das exakte Einhalten von Sendezeiten ankommt. Rechenfehler, die nach Copy-and-paste-Operationen in Tabellenkalkulationen vorkommen können, gehören damit der Vergangenheit an.
Die Programmkategorien benennen die TV-typischen Formate wie z.B. Moderation, Gespräch, Vortrag und Publikumsinteraktion. Ein "Leerfeld" für eigene Formate gibt es nicht, weil hinter jeder Überschrift eine eigens programmierte Eingabemaske mit Abhängigkeiten liegt. Getriggert werden die Programmpunkte entweder manuell (so habe ich ausschließlich gearbeitet) oder automatisch. Im Livebetrieb zeigt die Oberfläche zahlreiche konfigurierbare Uhren, die z.B. Programmnummer, Überlänge, Rückzähler usw. umfassen. Diese Funktion macht das händische Errechnen und Kommunizieren von Zeitabweichungen im Live-Betrieb weitgehend überflüssig und ist eine deutliche Entlastung für Regie und Aufnahmeleitung.
Die Oberfläche
Die Nutzeroberfläche ist übersichtlich und für alle Gewerke schnell zu entschlüsseln. Im Livebetrieb zeigt SAM zahlreiche konfigurierbare Uhren, die z.B. Programmnummer, Überlänge, Rückzähler usw. zeigen. Das macht das händische Errechnen und Kommunizieren von Zeitabweichungen im Live-Betrieb weitgehend überflüssig und ist eine deutliche Entlastung für Regie und Aufnahmeleitung. Getriggert werden die Programmpunkte entweder manuell (so habe ich ausschließlich gearbeitet) oder automatisch.
Eine Einschränkung gibt es hinsichtlich der Komplexität der Tabelle: Die Anzahl der Spalten im Ablauf ist auf 10 begrenzt. Die Programmkategorien nach den erwähnten TV-Formaten wie MAZ, Moderation, Gespräch, Vortrag, Show/Musikact, Schalte, OffMAZ, sowie Ablaufnotiz und Break benannt. Die Überschriften sind fest definiert, weitere Spalten lassen sich nicht hinzufügen. Hintergrund ist das Ziel, in jedem Fall ein übersichtliches DIN-A4-Format als PDF exportieren zu können. Außerdem wird damit verhindert, dass es Durcheinander zwischen den zahlreichen Abhängigkeiten der eingegebenen Parameter gibt (siehe Copy-and-paste-Fehler á la Excel). Diese Limitierung hat Nachteile in der Darstellung technischer Details, gerade was die Ausspielwege angeht.
Der große Vorteil ist allerdings, dass der Ablauf sowohl am Bildschirm als auch im PDF-Ausdruck übersichtlich und für Nicht-Techniker lesbar bleibt, so dass wirklich alle, die an der Produktion beteiligt sind, die Programmpunkte prüfen können - was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sie das auch tun. Der Ablauf kann in Deutsch und Englisch angelegt werden. Mit etwas Geschick bringt man die meisten Parameter in der Tabelle unter, was für viele Anwendungen ausreicht. Wenn die Zu- und Ausspielmatrix komplexer wird, kommt man um eine separate Abbildung der Presets allerdings nicht herum.
SAM in der Praxis
Ich habe das Tool bei mehreren Corporate-Events eingesetzt. Die Software hat sich als sehr robust erwiesen, es gab selbst bei Bedienungsfehlern und häufigen Logins auf unterschiedlichen Geräten weder Abstürze noch Datenverlust oder Bugs. Ein Internetzugang ist zur Synchronisation notwendig. Die Datenrate ist niedrig, ein normaler WLAN-Zugang reicht vollkommen aus. Als Backup habe ich PDF-Exporte erstellt. Nach einer recht kurzen Einarbeitungszeit beschleunigte SAM die Vorbereitung merklich und half, typische Fehler zu vermeiden und fehlende Informationen zu identifizieren. Die Eingabemasken für die Programmpunkte zwingen zur Disziplin und sind fast schon eine Art Checkliste.
Für TV-Produktionen gibt es auch die sinnvolle Möglichkeit, den Programmverantwortlichen Zugriffsrechte zu gewähren, um ihre Texte einzugeben, die dann automatisch in Sendelängen umgerechnet werden. So können auch die Programmgestalter direkt Über- oder Unterzeiten erkennen und selbst korrigieren, leer stehende Felder in der Eingabemaske erkennen und fehlende Informationen ergänzen. Das Tool lässt sich direkt an einen Teleprompter anbinden. Ferner bietet es eine Bühnenuhr mit zahlreichen Funktionen an. Die Prompter- und Bühnenuhrfunktion habe ich nicht genutzt, da wir hierfür ein anderes Setup hatten. Im Live-Betrieb hat sich bewährt, dass auch kurzfristige Änderungen direkt sichtbar werden. Für die Nutzer/innen ist der Ablauf ohne große Erklärungen verständlich, ein weiteres Plus bei Events mit wechselnder Teambesetzung.
Preis und Service
SAM bietet ein Abo-Lizenzmodell mit unterschiedlichen Nutzerzahlen an. Der Einstiegspreis liegt bei 49 Euro netto monatlich. Für den Einsatz im Eventbereich ist die Lösung für 5 Nutzer (99 Euro netto) sinnvoll. Es gibt auch eine 14-Tage-Testversion mit allen Funktionen. Die Lizenz ist monatlich kündbar, was ein klarer Vorteil gegenüber vielen anderen Lösungen ist.
Beim Service punktet SAM durch den direkten Kontakt mit dem Team in Friedrichshafen. Meine Fragen wurden nach kurzer Reaktionszeit kompetent beantwortet und sogar einige Sonderfunktionen programmiert. Man wird betreut wie von einer Manufaktur. In Zeiten massenhaft vertriebener Apps erinnert das an die guten alten Zeiten „echter“ Kundenbeziehungen.
Fazit
SAM ist eine relativ leicht zu erlernende Software mit dem klaren Fokus auf TV-Sendungen. Sein volles Potenzial spielt sie insbesondere bei seriellen Formaten aus.
Für Corporate Events kann die SAM eine Alternative zu deutlich komplexeren (und teureren) Tools sein, wenn man mit den Einschränkungen wie begrenzte Spaltenzahl und Programmkategorien leben kann. Die übersichtliche Darstellung im PDF-Export wurde auch von den Auftraggebern geschätzt. Gegenüber Excel und Co. bietet SAM eine deutlich höhere Fehlersicherheit bei zuverlässigem Betrieb. Für kleinere Events wie Townhallmeetings oder Pressekonferenzen ist SAM absolut empfehlenswert.
© 2024 Frank Sidenstein
Beispiel Screenshot SAM. Quelle: SAM OnAir / bewegtbildwerft
